LECCIÓN 1. Los 7 Mayores Errores de una Presentación y cómo corregirlos.

¿Creaste una presentación para tu cliente, auditorio o jefe y sientes que no tuvo el impacto que esperabas?

¿Estás preparando tu próxima presentación y tienes miedo de no estar haciéndolo del todo bien?

Si has respondido que SÍ a alguna de estas preguntas o estás en una situación similar vamos con esta lección a comenzar a darle solución a este asunto.

Antes de comenzar…

Una presentación es una forma de comunicación y su objetivo es llevar a tu público desde un punto inicial A hasta un punto inicial B.

Conseguirlo depende de la capacidad de captar la atención, facilitar la comprensión del mensaje y conectar con las emociones para despertar el interés.

Son varios los aspectos a los que debes prestar atención, algunos pueden ser muy evidentes y otros bastante menos, no obstante si al menos tienes controlados estos 7 puntos ya estarás por el buen camino.

LOS 7 PECADOS CAPITALES DE UNA PRESENTACIÓN. – EL ÚLTIMO ES LA MADRE DE TODOS –

#1. No tener acotado el objetivo.

¿No te ha pasado que lees una propuesta y no te queda claro de qué va? ¿O que te aburres pasando las diapositivas y te preguntas a qué puerto vas a llegar?

No son pocas las personas que a la hora de crear una presentación la llenan de datos queriendo decirlo todo y esto más que nada se debe a que no han identificado los objetivos adecuadamente.

Estamos hablando de una presentación, no de un discurso de 4 horas que dejen con ganas de saltar por la ventana…

Definir el objetivo con claridad es el punto de partida para saber qué decir, por qué y hasta cuándo.

De no hacerlo las posibilidades de agregar contenido irrelevante son mayores y correrás el riesgo de confundir y aburrir a tu público con datos que no son necesarios.

#2. No tomar en cuenta a tu audiencia.

Una presentación exitosa se caracteriza por ser impactante y convincente para las personas a las que está destinada y para lograrlo se comienza por conseguir la comprensión del mensaje y la empatía.

Es por ello que se hace necesario detenerse en hacer un análisis de tu público de modo que puedas responder a las problemáticas y satisfacer sus necesidades y expectativas.

Te pongo algunos ejemplos que de conocer a profundidad a tu público no cometerías a la hora de estructurar y crear una presentación o propuesta:

• Utilizas términos que son poco comprensible para los conocimientos de tu audiencia.
• Las imágenes no trasmiten las ideas y emociones adecuadas.
• Los colores y tipos de letras no son del gusto de tu audiencia.
• No respondes las preguntas y problemas que tu audiencia está esperando.

Y así sucesivamente…

No lo olvides: tu público es el héroe.

#3. El contenido visual es irrelevante o ineficiente.

Una dispositiva pobre puede estropear una buena presentación.

Por ejemplo, las diapositivas con colores demasiado llamativos, letras inadecuadas o demasiadas animaciones pueden causar distracciones dando al traste con la efectividad de tu mensaje.

Elige el contenido visual con cuidado y siempre pensando si aporta o no al mensaje para darle mayor coherencia y consistencia.

#4. Excesos de Información.

Uno de los retos es mantener la simplicidad.

Piensa en lo siguiente: ¿Si todo esta escrito en tu presentación para que tú eres necesario?

Muchas veces queremos decirlo todo en las diapositivas sin darnos cuenta que estas son para APOYAR TU MENSAJE NO PARA REPRODUCIRLO.

Grábate esto: la presentación es un recurso de apoyo, no un libro de lectura.

El resultado más probable es que dejarán de escucharte para distraerse mirando la diapositiva (en el mejor de los casos) o que dejarán literalmente de prestar atención dada la complejidad de la situación.

Es de esperar que si se trata de una presentación para ser sólo enviada y no expuesta el cúmulo de información podrá ser mayor y una solución puede ser fraccionar más tu mensaje en un mayor número de diapositivas o enviar documentos adjuntos que profundicen algún punto.

Lo que si es necesario es que cada diapositiva sea clara y muy específica: 1 idea = 1 Diapositiva.

#5. Usar demasiados recursos.

No dejes que te supere la tentación de usar animaciones, sonidos, sombras, etc.

Puede que te parezca fantástico, pero si utilizas demasiado de estos recursos corres el riesgo de que tu audiencia no sabrá hacia dónde dirigir su atención. (una vez más…)

Añade a ello que no siempre lo que ves en tu ordenador es lo que se visualizará en el proyector o en el tipo de software o tecnología que se use.

Esto no quiere decir que no utilices los recursos de power point sino que lo hagas con cabeza y NO como algo «divertido» o decorativo.

La idea es asegurarte que su uso es para captar la atención sobre un punto, NO sobre varios a la vez.

#6. No tener una guía de diseño adecuada.

Usa el poder del diseño a tu favor o el te usará a ti…

Aunque no seas diseñador con un poco de mimo, algunos recursos disponibles e información puedes tener un mínimo de buen gusto y coherencia en tus diseños,

Te recomiendo – al menos – prestar especial atención a elementos tales como:

• Combinación de colores.
• Tipos de letras.
• Estilo y tipo de contenido visual.
• Interlineados y alineación de los elementos o bloques.

No dejes que tu presentación parezca diferente en cada diapositiva, dale coherencia visual.

#7. No planificar. (la madre de todos los pecados)

Es muy tentador ir directamente al power point o sistema elegido, pensamos en el «Fast Way»… pero no siempre el camino más corto es el más efectivo.

Realizar estas prácticas te llevarán a no tener una hoja de ruta clara a la hora de trasmitir de forma coherente tu mensaje en cada diapositiva y esto te alejará de tus objetivos y éxito con la propuesta.

Además, perderás horas de tu tiempo sentado delante del ordenador atascado en cómo estructurar y crear cada diapositiva sumando a ello las distracciones propias del sistema elegido con todas las alternativas de diseño disponibles.

En resumen: + tiempo de trabajo, + idas y venidas, + dispersión, – productividad, – eficiencia, – asertividad.

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¿CÓMO EVITAR ESTOS ERRORES?

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Luego de muchas presentaciones que han pasado por mis manos y horas de estudio y ensayo y error te puedo decir que la mejor forma de evitarlos es NO saltar la etapa de planeación y planificación de tu presentación.

Evita ir directamente a tu power point o sistema elegido y concéntrate primero en realizar un trabajo previo de mesa, sea con hojas de trabajo, plantillas, guía de ayuda o una libreta de notas.

Este trabajo te permitirá estructurar y crear tu presentación de forma efectiva para que vayas directamente al grano y sepas con claridad lo que debes hacer y cómo hacerlo.

Tienes aquí la Hoja de Ruta para que chequees por ti mismo tus propuestas y no caigas en ninguno de ellos. ¡Grábala en tu memoria!

Crea presentaciones memorables que conecten, comuniquen y persuadan. (acceso a la versión premium)